Arranger en fundraiser

Hvordan planlægger man en fundraiser:

1. Definer formålet

   Hvad ønsker du at opnå ved jeres fundraiser. Prøver i at sprede et budskab eller søger i midler til at finansiere jeres arbejde
   
   

2. Identificer dit publikum

   Hvad kendetegner de mennesker/virksomheder/organisationer som du skal have fat i for at opnå dit formål.
   
   Hvem er de, hvad går de op i og hvordan/hvor får du fat i deres opmærksomhed.
   
   

3. Beslut dig for din fundraiser format

   Det er faktisk kun fantasier som sætter grænser for hvordan en fundraiser kan udforme sig. Fundraisers kan både være fysiske som fx: en middag, en koncert, en sportsbegivenhed. Eller digitale som fx: et streaming event, en social medie kampagne eller en crowdfunding kampagne.
   
   Fundraisers kan også laves i samarbejde med en eller flere partnere (virksomheder, ambassader, NGO’er mv.), som fx kan lægge lokaler til eller stå for forplejning.
   
   

4. Sæt en deadline for din fundraiser

   Uanset om jeres fundraiser er et fysisk event (der jo skal afholdes på et tidspunkt) eller en digital kampagne, er det vigtigt at sætte en deadline. En deadline motivere både de folk som arbejder på fundraiseren og jeres publikum.
   
   Når i sætter dato og tid for et evt. event skal i overveje om vejret kan få indflydelse på fremmødet. Et åbent udendørs arrangement vil fx. være meget følsomt overfor dårligt vejr.
   
   Generelt er det også vigtigt at sikre at jeres fundraiser ikke falder sammen med andre store events eller højtider, som vil kunne afholde en del af jeres publikum i at deltage.
   
   

5. Undersøg andre succesfulde fundraisers

   Se hvilke typer fundraisers andre har afholdt og hvor succesfulde de har været. Det er altid smart at lære af andres fejl så i ikke behøver at begå de samme. Det kan også være en mulighed at række ud til organisatorerne og se om de har nogle gode råd til jeres fundraiser.
   
   

6. Sæt dit hold – find frivillige

   Alt efter hvor mange ressourcer i har, kan det være en god ide at søge frivillige til at hjælpe med arbejdet.
   
   Frivillige bringer en god ide da de brænder for sagen, men vil typisk ikke kunne dedikere så meget tid som ansatte.
   
   

7. Uddeleger ansvarsområder

   Alt efter størrelsen på jeres fundraiser vil der være behov for at definere individuelle personer i teamets ansvarsområder og arbejdsopgaver. For store events, er det er fordel at dele jer op i teams som samarbejder indenfor forskellige områder.
   
   

8. Har i de rette kompetencer

   Uanset hvilken type fundraiser i laver er det vigtigt at sikre at i har de rette kompetencer til at gennemføre forløbet. For fysiske fundraisers kan der hurtigt komme specielle krav til sikkerhed, hygiejne, og ledelse. Mens digitale fundraisers kan kræve specifikke digitale kompetencer. Mangler i specifikke kompetencer er det vigtigt at være ude i god tid, da i ellers kan risikere at fundraiseren ikke kan gennemføres ordentligt.
   
   

9. Sæt jeres fundraiser budget

   Hvis formålet er at indsamle penge kan i med fordel sætte en målsætning som gerne skal være betydeligt større end de udgifter i har ved at afholde fundraiseren.
   Også hvis formålet er at sprede awareness om jeres formål får i behov for at lægge et budget.
   
   Et budget skal som minimum indeholde det totale beløb i kan bruge på fundraiseren, men det er oftest en fordel at bryde budgettet op i en række poster. Det kan fx være forplejning, leje af udstyr/lokaler, underholdning og markedsføring.
   
   

10. Undersøg omkostninger

    For at se om jeres budget giver mening skal i undersøge hvilke udgifter i har til hver enkelt post. Det gør man ved at kontakte leverandører og indsamle tilbud på alle de ting i planlægger for jeres fundraiser.
    
    

11. Stemmer jeres finansiering

    Hvis i ikke allerede har fundet tilstrækkeligt med penge til at afholde fundraiseren må i tænke ud af boksen. Finansiering kan både findes internt i jeres organisation eller eksternt igennem partnere og donorer.
    
    

12. Hvordan vil i modtage donationer

    Det er vigtigt at finde en passende løsning til at modtage donationer ifm. fundraiseren. Digitale fundraising platforme har oftest en betalingsløsning tilknyttet, men hvis i afholder en fysisk fundraiser skal i selv finde en løsning. Det kan fx være bankoverførelser, en mobile pay konto eller noget andet. Det er vigtigt at i koordinere med jeres organisation så i finder en løsning som passer til jeres systemer.
    
    

13. Find den rette lokation

    Uanset om det er fysisk eller digitalt skal i finde den bedste lokation i forhold til jeres budget og publikum.
    
    I skal både forholde jer til hvor jeres publikum kan findes og opveje udbytte overfor omkostningerne.
    
    Ligesom forskellige lokationer appellere til forskellige mennesker. Så har digitale platforme også forskellige typer brugere og forskellige priser.
    
    

14. Lav en tidsplan for eventet

    Det er vigtigt for både dem som skal udføre arbejdet og dem som deltager i fundraiseren at der er en klar plan for hvad der foregår hvornår.
    
    Tidsplanen kan indgå i invitationer, annoncer og i teamets arbejdsplaner.
    
    

15. Spred budskabet

    Alt efter hvilken type publikum i ønsker at tiltrække er det vigtigt at lægge stor energi i at få markedsført jeres fundraiser.
    
    Ønsker i at tiltrække et bredt publikum er det en god ide med digital annoncering af jeres fundraiser som i fx kan gøre igennem Our Only Home. Til denne type publikummer er det også vigtigt at sprede budskabet igennem sociale medier.
    
    Hvorimod hvis i forsøger at tiltrække en begrænset række høj profilpersoner (politikere, filantroper mv.) skal i kontakte dem direkte.